(THE DESIGN AND DEVELOPMENT OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT SYSTEM USING THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK (TOGAF))

Meuthia Rachmaniah1,*), Hari Agung Adrianto1), Abdul Aziz2)

ABSTRACT

The personnel administration process for functional staff follow bureaucratic procedures that is time consuming and often difficult to monitor. Further, the process will be prolonged if the process is handled manually. These conditions are often limit staff managers at unit level, technical implementation unit (UPT), or functional staff who need the information timely in a precise and accurate format. Manual handling cannot support the information speed, because staffs have to manually track file(s) or documents in the chain of bureaucracy that is complex and tedious. Delays in the process of obtaining such information could lead to adverse consequences in financial terms if for instance the termination in functional status and monthly salary occurred. One solution to this problem is to develop an online personnel information system (SIMPEG) to accelerate personnel information services. The Design of the online SIMPEG development utilized the method of open group architecture framework (TOGAF) while the system development implemented prototype method. Further the prototype is tested using developed questionnaires. In general the results of this study contribute to personnel information service acceleration. The promotions process (KP) was accelerated to 66.67% i.e. from 11-12 months to 4-3 months. Personnel time off and personnel reinstated (ABK) also accelerated by 66.67% that is previously taken 5-6 months to 2 months. While the process of scholarship approval was accelerated by 50% compared to the old system which was 3-4 months to 2 months.

Keywords: System analysis and design, human resources management information system, enterprise architecture, TOGAF.

ABSTRAK

Proses pengurusan administrasi kepegawaian bagi tenaga fungsional mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku dengan melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya. Terlebih lagi cara penanganannya yang manual. Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja, unit pelaksana teknis (UPT), ataupun bagi tenaga fungsional yang bersangkutan dengan kebutuhan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Sistem manual, tidak mampu mendukung kecepatan kebutuhan informasi tersebut, karena harus melakukan pelacakan berkas, file, atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Terlambatnya proses dalam memperoleh informasi tersebut bisa menimbulkan konsekuensi yang merugikan secara finansial apabila mengakibatkan dihentikannya status jabatan dan tunjangan fungsional. Salah satu pemecahan untuk permasalahan ini adalah dengan cara mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian (Simpeg) secara online yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian. Simpeg online dirancang dengan menggunakan metode the open group architecture framework (TOGAF) dan model pengembangan sistem prototipe. Hasil prototipe Simpeg online selanjutnya diuji cobakan kepada pengguna yang kemudian dilakukan pengukuran hasil dengan menggunakan kuesioner. Secara umum hasil dari penelitian ini mampu mempercepat layanan informasi kepegawaian. Diantaranya proses pengusulan kenaikan pangkat (KP) dapat dipercepat hingga 66,67% yaitu dari 11 – 12 bulan menjadi 4 – 3 bulan. proses pengusulan pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali (ABK) dapat dipercepat hingga 66,67% yang sebelumnya memakan waktu 5 – 6 bulan menjadi 2 bulan. Sedangkan proses tugas belajar dapat dipercepat hingga 50% dibandingkan dengan sistem lama yang dapat memakan waktu 3 – 4 bulan, setelah adanya Simpeg online dapat dipercepat menjadi 2 bulan.

Kata kunci: Desain dan analisis sistem, Simpeg, arsitektur perusahaan, TOGAF.